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Événementiel

Événementiel : les 10 erreurs à éviter

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Vous avez un projet ?
Edouard
Couturier
26/5/2020
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L’événementiel est un domaine dans lequel l’erreur n’est pas acceptée. Vos invités attendent de vous que tout soit parfait durant ce moment. Il existe néanmoins des dizaines d’erreurs qui peuvent être commises. Pourtant, vous pouvez très simplement les éviter en respectant quelques règles simples. Voilà les 10 erreurs les plus faciles à éviter lors d’un événement.

1. Ne pas établir d’objectifs clairs

Une des principales erreurs que commettent les entreprises quand elles organisent un événement est de ne pas établir d'objectifs précis. Avoir des objectifs quantifiés et mesurables permet de savoir où l’on va et surtout d’établir quel type d’événement nous devons organiser. Il est important de les définir dès le début du projet, car c’est d’eux que va découler toute la stratégie à mettre en place.

Pour établir vos objectifs, vous pouvez vous aider de la méthode SMART, afin qu’ils soient : Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réaliste et Temporellement définis. Cela va vous permettre de définir plus simplement vos objectifs, mais surtout avec plus de précision. De plus, ils seront très utiles afin de savoir si votre événement a été efficace ou non. En effet, les objectifs vont définir les outils qu’il faudra mettre en place afin de connaître les retombées de votre soirée et donc de vous améliorer dans le futur. Pour en savoir plus sur comment mesurer l'efficacité d’un événement, rendez-vous ici.

2. Ne pas avoir de rétroplanning

Avoir un rétroplanning est très important, car c’est cet outil qui va vous permettre de bien vous organiser. Organiser un événement est un réel défi pour une entreprise. Cela demande du temps, de l’argent, mais surtout de l’organisation. Pour être sûrs de ne rien oublier, mais également de ne pas faire les choses au dernier moment, nous vous conseillons fortement de créer un rétroplanning. Ce dernier peut être conçu sur Excel, mais il existe également des outils de gestions de projets tels que Trello ou Monday qui permettent de bien s'organiser. Vous devez trouver la méthode la plus efficace pour vous et votre équipe d’organiser les différentes étapes de ce projet.

Lors de la création d’un événement, vous ne travaillez pas seul, mais avec des professionnels. Qu’ils soient traiteurs, musiciens ou encore techniciens, ils ont besoin d’être au courant en avance afin de pouvoir s’organiser et être le plus productif possible. Il est donc extrêmement important d’avoir un rétro planning pour que toutes les personnes impliquées dans le projet puissent suivre son avancé. De plus, le rétro planning ne va pas que concerner l’événement en lui-même, mais aussi tout le plan de communication qu’il soit antérieur ou postérieur

10 erreurs événementiel

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3. Inviter le mauvais nombre de personnes

Il n’y a rien de plus désagréable que de se retrouver coincé dans un espace exigu lors d’un événement avec des personnes que l'on ne connaît pas et de devoir jouer des coudes pour accéder au buffet. Mais au contraire, se retrouver dans un espace immense où l’on ne sait pas comment se placer n’est pas non plus chose facile. Trouver le nombre idéal de personnes à inviter lors de son événement est un exercice périlleux : ni trop ni trop peu ! Ce chiffre va dépendre de vos objectifs, mais aussi - et surtout - du lieu choisi pour votre événement.

Des endroits comme les péniches ou les petits bars ne peuvent par définition accueillir qu’un petit nombre d’invités. À l’inverse de châteaux ou des hôtels ont souvent des espaces plus importants à mettre à disposition des professionnels. De plus, le nombre de personnes présentes définit aussi l’ambiance de votre événement. En effet, si vous avez choisi de proposer un cadre intimiste, alors inviter trop de personnes cassera votre démarche.

4. Mal préparer sa communication

Définir un nombre cohérent d’invités est très bien, mais le plus important est de s’assurer qu’ils viennent ! Pour cela, il n’y a pas de secret : vous devez préparer un plan de communication efficace.

Afin de bien communiquer sur votre événement, vous pouvez utiliser tous les canaux à votre disposition : digital, presse, radio, télévision, affichage… Le but est de faire passer un message clair aux personnes que vous ciblez. Pour le digital, vous pouvez par exemple vous servir des réseaux sociaux ou des newsletters pour toucher un public de millennals. Mais il n’y a pas que la communication antérieure à votre événement qui soit importante ! Il faut également prévoir “l’après”. Il est ainsi de bon ton d’envoyer un message de remerciement à vos invités pour garder un contact avec eux même une fois l’événement terminé.

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5. Ne pas définir de thème

Définir un thème pour un événement est extrêmement important pour une entreprise. Il va découler de vos objectifs et constituer un fil rouge pour toute votre soirée. Vous n’êtes pas obligé de vous fixer sur un thème très extravagant, le but est plus de mettre en place un fil conducteur autour duquel vous allez concevoir votre scénographie, mais aussi vos animations et même votre buffet. Cela peut être une ambiance, une couleur ou tout encore une période de référence. Pour aider vos équipes à visualiser ce thème, vous pouvez réaliser un moodboard. Ce tableau inspirationnel vous permettra de résumer votre pensée en quelques images. Car vous connaissez le proverbe ; une image vaut mille mots ! Ce moodboard peut également être transmis aux prestataires auxquels vous allez faire appel. Cela leur permettra de mieux cerner vos attentes et accélérera le processus de travail.

6. Négliger la scénographie

La scénographie est une partie très importante de votre événement. C’est elle qui va définir l’ambiance de ce moment. Il faut donc la construire dans la continuité de votre thème. Pour cela, il faut penser à la décoration, mais aussi à la lumière et même à l’ambiance sonore. En outre, votre scénographie doit être pensée pour accueillir vos invités.

Évitez donc d’encombrer certains passages stratégiques et libérez des espaces pour que les personnes présentes puissent avoir des endroits où discuter. Il est également important de mettre en avant des espaces dédiés aux animations prévues. Bien évidemment, vous devez tirer parti du lieu choisi pour le mettre en valeur. Pour cela, vous pouvez faire appel à des décorateurs d’intérieur qui sauront vous conseiller.  

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7. Ne pas assez déléguer

Organiser un événement est également l’occasion pour vous de partir à la rencontre de vos clients et de votre cible. Vous devez donc prendre du temps pour discuter avec eux, connaître leur ressentie et surtout nouer une relation. Cela est spécialement vrai si vous organisez un événement professionnel. Durant ce dernier, vous devez vous montrer accessible, car c’est l'endroit parfait pour nouer de nouvelles relations de travail.

C’est pour cela qu’il faut déléguer une partie de l’organisation. Vous pouvez par exemple faire appel aux services d’une agence événementielle qui saura vous conseiller et choisir pour vous les meilleurs prestataires. Ne s’improvise pas chef de projet événementiel qui veut ! Organiser un tel moment demande du temps et de l’énergie que vous ne pourrez pas insuffler dans d’autres projets.

8. Négliger la partie technique

La partie technique événementielle, de l'installation des lumières à celle de la musique est certainement ce qui va consacrer une des plus grandes parties de votre budget. En effet, le bon matériel coûte cher, mais permet d’être sûr que tout va bien se passer le jour J. Il ne faut donc pas essayer de trouver le moins cher possible, même si cela peut être tentant. Comparez, regardez les avis, demandez conseil à des professionnels.

C’est tout ce que les invités ne voient pas au premier coup d’oeil qui rendent un événement mémorable. Il faut donc prendre le temps et les moyens financiers de mettre en place du bon matériel, mais aussi de choisir comment rendre tout cela créatif. Travailler sur la musique et la mise en lumière de votre événement va vous permettre de lier événementiel et marketing sensoriel afin de jouer sur la mémorisation.

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9. Ne pas faire appel à des professionnels

Pour réduire le budget de votre événement, vous pouvez être tenté de ne pas faire appel à des professionnels. Pourtant, cela serait une grave erreur. Non, un débutant ne peut pas s’occuper de la musique et vous ne pouvez pas cuisiner vous-même les petits-fours présents sur votre buffet. Tout d'abord, cela vous demanderait une énergie considérable. De plus, faire appel à des amateurs enlèverait du professionnalisme à votre événement, surtout si vous avez invité des personnes auprès de qui vous devez faire vos preuves. Qu’ils soient traiteurs, DJ ou même professionnels de l’animation, toutes ces personnes savent exactement comment faire d’un événement un moment réussi. Bien évidemment, vous pouvez aussi faire appel à une agence événementielle qui s’occupera de toute la stratégie, mais aussi de la mise en place de ce moment.

10. Ne pas prévoir de plan B

Partez du principe qu’il y a toujours quelque chose qui peut mal se passer : un ampli qui tombe en panne, une coupure de courant, le mauvais temps qui surgit alors que vous avez prévu un événement en extérieur… C’est pour cela qu’il faut toujours avoir un plan B (et même un plan C, D, E…). L’événementiel est un de canal de communication qui fait le plus appel à l’humain. Il est donc également un des plus imprévisibles. Imaginez par exemple qu’un chanteur qui devait s’occuper de votre animation musicale se retrouve soudain avec une extinction de voix. Vous serez alors ravis que votre équipe (ou votre agence événementielle) ait prévu un remplaçant !

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